برنامه ویزیو
یکی از دشوارترین مراحل برنامه کار مطالعه مهندسی ارزش، مرحله تعریف و تحلیل کارکرد می¬باشد. بنابراین مدل¬سازی کارکردها در مطالعات مهندسی ارزش یکی از مهم ترین مراحل این مطالعات و درعین حال ناشناخته و دشوار برای اعضای تیم مهندسی ارزش است. یکی از مدل¬های پرکاربرد درزمینهٔ تحلیل کارکرد نمودار تکنیک سیستم تحلیل کارکرد می¬باشد. تکمیل و نهایی کردن نمودار سیستم تحلیل کارکرد نیز نیازمند تلاش و دقت ویژه¬ای است. در این مرحله باید توجه شود که از هیچ¬چیزی چشم¬پوشی نشده است. منظور از بستن نمودار آن است که تنها از دونقطه ابتدایی و انتهایی بتوان به ¬سلسله¬مراتب کارکردهای نمودار وارد شد این دونقطه همان دو کارکرد بالاترین مرتبه و پایین¬ترین مرتبه هستند. یکی از مزایای ترسیم نمودار سیستم تحلیل کارکرد تلاشی است که همه متخصصان عضو گروه برای یافتن تعریف کارکردها و چیدن آن ها با توجه به پرسش”چرا” و “چگونه” و “به وقت” انجام می¬دهند. با توجه به برگزاری کارگاه مهندسی ارزش به صورت مجازی، و اهمیت موضوع تحلیل کارکردها با توجه به اهمیت موضوع، یکی از برنامه¬های فناوری اطلاعات و ارتباطات که به کمک آن به¬سادگی می¬توان به ترسیم نمودار سیستم تحلیل کارکرد پرداخت برنامه ویزیو می¬باشد. ویزیو یکی از قوی-ترین برنامه¬های نرم¬افزاری برای ترسیم نمودار می¬باشد. درواقع ساده¬ترین و بهترین ابزار برای کشیدن دیاگرام و روابط بین کارکردها به هنگام تحلیل آن ها توسط اعضای تیم، و جانمایی کارکردها با توجه به پرسش¬های چگونه و چرا در دیاگرام مربوط به نمودار سیستم تحلیل کارکرد می¬باشد.
3-5-5- برنامه میکوگو
همان¬طور که در قسمت توضیح برنامه ویزیو ارائه شد تحلیل کارکرد یکی از مهم ترین و دشوارترین قسمت در کارگاه مهندسی ارزش می¬باشد. با توجه به اینکه برگزاری کارگاه مهندسی ارزش و تحلیل کارکرد به¬صورت مجازی انجام می¬شود و بنا به اهمیت موضوع و تمرکز افراد شرکت¬کننده در کارگاه نسبت به روند تحلیل کارکرد و نحوه قرارگیری کارکردها نسبت به یکدیگر از نرم¬افزار قدرتمند میکوگو استفاده شده است با کمک این ابزار می¬توان اطلاعات در حال ویرایش در برنامه ویزیو برای سایر افراد شرکت¬کننده در کارگاه مهندسی ارزش به اشتراک گذاشته ¬شود. بنابراین تمام افراد شرکت¬کننده کارگاه می¬توانند از روند کار مطلع بوده و نظرات خود را در مورد تحلیل کارکردها ارائه کرده و در مورد نحوه وابستگی کارکردها با یکدیگر به بحث و گفتگو بپردازند.
3-5-6- برنامه اکسل
پس از تنظیم مدل¬های کارکردی در مرحله تعریف تحلیل کارکرد، ضروری است کارکردهای دارای بیشترین پتانسیل بهبود، شناسایی¬شده و ادامه مطالعات، بروی این دسته کارکردها متمرکز شود مناسب¬ترین معیار برای شناسایی این گروه کارکردها، شاخص ارزش است که محاسبه آن مستلزم در دسترس بودن هزینه کارکردها و بهای هر یک از کارکردها است در این مرحله از کار برگ های کارکرد/هزینه به عنوان ابزاری جهت تسهیل محاسبه بهای هر کارکرد و ثبت نتایج استفاده می¬شود. این فعالیت به کمک نرم¬افزار اکسل بسیار سهل و آسان است. اکسل شامل صحفه¬ای گسترده¬ای است که اطلاعات آن به صورت عددی و حروفی تقسیم¬بندی، سازمان¬بندی و مرتب شده اند. اکسل بیشتر برای کارهای آماری، مالی و حسابداری و برای ایجاد کار برگ، سند، محاسبات استفاده می¬شود. به کمک برنامه اکسل می¬توان به رفع معضلات و یکپارچه¬سازی مستندات کارگاه¬ها و نتایج حاصله برآمد. درنتیجه به کمک برنامه اکسل می¬توان در کوتاه¬ترین زمان برای انتخاب مناسب¬ترین کارکردها برای مطالعه بیشتر استفاده نمود. با توجه به لزوم پوشش روش¬های مختلف وزن دهی معیارهای ارزیابی در این تحقیق و با کمک برنامه اکسل از وزن دهی دودویی و امتیازدهی نسبی استفاده شده است که هرکدام از این دو روش، می¬توان به صورت فردی یا گروهی انجام شود. در صورت انجام هرکدام از روش¬ها، با جمع¬بندی نتایج و ترسیم نمودارهای متعدد توسط برنامه اکسل در کوتاه-ترین زمان ممکن می¬توان نتایج را به اتفاق شرکت¬کنندگان بررسی نمود.
3-5-7- برنامه کامتاسیا
مهم ترین ویژگی روش مهندسی ارزش برنامه کار ساختار¬یافته است. به بیان دیگر قابلیت¬های روش به واسطه ترتیب و توالی دقیق اقداماتی است که در قالب یک مطالعه منطبق بر برنامه کار انجام می¬شود. مطالعه مهندسی ارزش در قالب یک فرآیند ساختاریافته انجام ¬می¬شود که به برنامه کار مشهور است. این برنامه کار شروع و پایانی مشخص دارد. مزیت ساختارمند بودن روش، انجام کارها طبق یک اسلوب معین آزمون و پذیرفته¬شده برای کسب بهترین نتیجه، توسط هر گروه آموزش¬دیده و عدم اجرای کار به صورت سلیقه¬ای است. بنابراین جهت اجرای سیستماتیک مهندسی ارزش توسط اعضای تیم مهندسی ارزش نیازمند آموزش گام¬های مهندسی ارزش به اعضای تیم مهندسی ارزش می¬باشد و به دلیل این¬که کارگاه مهندسی ارزش به صورت مجازی اجرا می¬شود جهت آموزش فازهای مهندسی ارزش از برنامه کامتاسیا استفاده شده است. نرم¬افزار کامتاسیا یکی از محبوب¬ترین نرم¬افزارهایی است که درزمینهٔ تهیه اسکرین شات و فیلم برداری از صفحه مانیتور کامپیوتر و ضبط کلیه عملیاتی که در کامپیوتر انجام می¬شود، کاربرد دارد. نرم¬افزار کامتاسیا درزمینهٔ تولید محتوای آموزشی به عنوان استودیوی کامل برای تولید محتوای آموزشی الکترونیکی شناخته شده است. همچنین یکی دیگر از کاربردهای نرم¬افزار کامتاسیا ثبت و ضبط کارگاه¬های برگزارشده به صورت مجازی می¬باشد. و در اختیار قرار دادن آن به اعضای تیم مهندسی ارزش می¬باشد.
3-6- چگونگی انجام کار با ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات در گام¬های مهندسی ارزش
در این قسمت به تشریح قسمت های مختلف سایت طراحی¬شده برای انجام فازهای مختلف مهندسی ارزش پرداخته می¬شود. سایت اینترنتی به آدرس اینترنتی “www.virtualve.ir” می¬باشد. این سایت از قسمت های مختلف تشکیل شده است که به توضیح هر یک از قسمت های آن پرداخته می¬شود:
3-6-1- صفحه اصلی سایت
این صفحه طبق شکل 3-1 از قسمت های مختلف به شرح زیر تشکیل شده است:
• قسمت مدیریت
• قسمت پروژه
• پایگاه اطلاعاتی مهندسی ارزش
• آموزش فازهای مهندسی ارزش

مطلب مشابه :  ، رقابت، شرکت¬های، مزیّت، تقلید، RBV

شکل ‏3 1-صفحه اصلی پورتال
3-6-2- قسمت مدیریت
فقط راهبر و تسهیلگر کارگاه مهندسی ارزش به این قسمت دسترسی دارد و می¬تواند روند کلی کار را در قسمت های مختلف کارگاه مهندسی ارزش کنترل کند. راهبر کارگاه مهندسی ارزش در این قسمت می¬تواند موارد زیر را کنترل کند:
1. مشاهده فایل¬های ارسال شده توسط اعضا جهت بررسی و قرار دادن فایل¬ها برای عموم
2. مشاهده تعداد بازدیدهای انجام گرفته از سایت
3. ارسال پیامک به اعضای کارگاه مهندسی ارزش جهت اطلاع از زمان¬های کارگاه مهندسی ارزش
4. مشاهده لیست عضویت¬های انجام¬شده در کارگاه مهندسی ارزش
5. امکان ارسال ایمیل به اعضای گروه
6. امکان قرار دادن فایل در گام¬های مختلف مهندسی ارزش.
7. ویرایش اطلاعات و نوشته¬ها در قسمت های مختلف گام¬های مهندسی ارزش.
3-6-3- قسمت پروژه
در این قسمت مهم ترین گام در مهندسی ارزش، کارگاه اصلی پروژه مزرعه دانش انجام می¬گیرد. برای ورود به این قسمت محدودیت ورود وجود دارد و فقط برای اعضای کارگاه مهندسی ارزش پروژه مزرعه دانش امکان دسترسی وجود دارد. (شکل3-2)
پس از ورود به قسمت پروژه (شکل3-3) این فضا از قسمت های اصلی¬ پیش مطالعه، کارگاه اصلی، اطلاعات تخصصی، تالار گفتگو و همچنین از قسمت های اعضایتیم، اطلاعات پروژه، تصاویر، تاریخ¬های مهم، مبانی مطالعه تشکیل شده است.

شکل ‏3 2- صفحه ورودی به پروژه

شکل ‏3 3- صفحه اصلی پروژه
3-6-3-1- قسمت تالار گفتگو
این قسمت جهت تبادل نظر و بحث و گفتگو در مورد پروژه توسط اعضای تیم در نظر گرفته شده است. اعضای تیم می¬توانند در این قسمت نیز در حین تبادل نظر به ارسال فایل به یکدیگر بپردازند. این قسمت یکی از مهم ترین فضاها برای کارگاه مهندسی ارزش می باشد چون اعضای تیم می توانند فقط بااتصال به اینترنت و مراجعه به این قسمت به راحتی با یکدیگر ارتباط داشته باشند و در مورد موضوعات مختلف مرتبط با پروژه به بحث و گفتگو بپردازند.
3-6-3-2- قسمت اطلاعات تخصصی
این قسمت به عبارتی بانک اطلاعاتی پروژه می باشد. این قسمت به دلیل مشکلات که در کارگاه مهندسی ارزش وجود دارد ایجادشده است اهم این مشکلات عبارتنداز:
• غربال اولیه
ایده های ارائه شده در کارگاه مهندسی ارزش باوجود ایده های خوب، بدون آنکه دلیل روشنی برای آن مستند شده باشد، در غربال اولیه ایده¬ها به دور ریخته شده است.
• مستندسازی مطالعات انجام شده
هرچند گروه تلاش می¬کند که پیشنهادهای نهایی خویش را در تعدادی بسیار انگشت¬شمار با ظاهری آراسته و پیراسته، همراه اطلاعات به نسبت مناسبی برای تصمیم¬گیری کارفرما ارائه دهد ولی تمامی تلاش خویش در توسعه و پرورش ایده های نه چندان فراوان مانده بر غربال را با بی¬نظمی و غفلت از مستندسازی تلف کرده است. لذا تحلیل¬هایی که می¬توانست در صورت مستند شدن از نتایج بسیار ارزشمند کارگاه محسوب شود و جمع¬بندی نظرات بهترین متخصصان که می¬تواند برای پروژه¬های دیگر نیز سودمند باشد کنار گذاشته می¬شود.
• ارائه گزارش های کارگاه
گزارش¬های کارگاه¬ها با استانداردهای بالا تهیه نشده برخی اطلاعات و بخش¬های از گزارش مورد غفلت قرارگرفته، در سطح ضعیفی تهیه یا ازقلم افتاده است. به علاوه بین خاتمه کارگاه و ارائه گزارش نهایی، فاصله زمانی بسیار زیادی مشاهده می¬شود.
3-6-3-3- بخش اطلاعات پروژه
این بخش توسط راهبر پروژه کنترل می¬شود. در این قسمت رخدادها و اطلاعاتی که مربوط به فازها و گام-های مختلف پروژه می¬باشد توسط راهبر پروژه جهت اطلاع¬رسانی به اعضای کارگاه مهندسی ارزش گذارده می¬شود اعضا با مراجعه به این قسمت می¬توانند در مورد روند کاری کارگاه مهندسی ارزش مطلع شوند.
3-6-3-4- تصاویر
جهت آگاهی هر چه بیشتر اعضای کارگاه مهندسی ارزش به محیط پروژه و آشنایی با ابعاد و همچنین موقعیت پروژه، تصاویر پروژه در این قسمت گذارده می¬شود. تا اعضای کارگاه مهندسی ارزش با مراجعه به این قسمت و مشاهده تصاویر از جهات مختلف نسبت به موضوع موردبحث آگاهی بیشتری کسب نمایند.
3-6-3-5- بخش اعضای تیم مهندسی ارزش
این قسمت جهت معرفی اعضای تیم مهندسی ارزش ایجادشده است. در این قسمت اعضای تیم می¬توانند با راهبر پروژه و اعضای تیم آشنا شوند. اعضای تیم مهندسی ارزش با رزومه کامل در این قسمت معرفی می¬شوند و اعضا می¬توانند با تخصص و حرفه اعضای دیگر آشنا شوند.(Error! Reference source not found.)

مطلب مشابه : 

شکل ‏3 4- معرفی اعضای تیم مهندسی ارزش
3-6-3-6- تاریخ های مهم
با توجه به اهمیت زمان در کارگاه مهندسی ارزش و اهمیت بحث زمان، برای اطلاع از تاریخ¬های برگزاری کارگاه مهندسی ارزش و همچنین تاریخ¬های مهم در پروژه، اعضای کارگاه مهندسی ارزش با مراجعه به این قسمت از زمان¬های مهم پروژه مطلع می شوند.(Error! Reference source not found.)

شکل ‏3 5- صفحه اطلاعات پروژه
3-6-3-7- مبانی مطالعه
پس از تشکیل تیم مطالعه مهندسی ارزش و تبادل اطلاعات، مبانی مطالعه به عنوان مبنای ادامه کار موردتوافق قرار می¬گیرند. مبانی مطالعه در حقیقت چارچوب کلی کار برای ادامه روند مطالعه مهندسی ارزش می-باشد. مبانی مطالعه شامل اهداف پروژه، محدوده مطالعه، الزامات کارفرمایی، محدودیت¬های مطالعه، مدل هزینه، ذی ربطان، معیارهای ارزیابی می¬باشد.(Error! Reference source not found.)

شکل ‏3 6- مبانی مطالعه پروژه مزرعه دانش

3-6-3-8- فاز پیش مطالعه
برای تحقق شش گام اصلی کارگاه اصلی مهندسی ارزش توسط اعضای تیم مهندسی ارزش در قسمت پیش مطالعه، اطلاعات مربوط به پروژه مزرعه دانش گذارده می¬شود و اعضای تیم می¬توانند آن را دریافت کرده و نظرات خود را در مورد آن ارائه نمایند. همچنین اعضای تیم با توجه به مبانی مطالعه، مزرعه دانش می¬¬توانند مطالب و اطلاعاتی که به پیش برد این مرحله کمک کند را در این قسمت ارسال کرده و سایر اعضا از آن استفاده نمایند. برای بحث در مورد اطلاعات گذارده شده در قسمت پیش مطالعه و تعیین محدوده مطالعه و همچنین تعیین معیارهای ارزیابی،¬¬ قسمتی عنوان تالار گفتگو وجود دارد که اعضای محترم می¬توانند در این قسمت به بحث در مورد ابعاد مختلف پروژه و به تهیه مدل داده¬ها پرداخته و به اجماع نظر برسند.(Error! Reference source not found.)

شکل ‏3 7- تالار گفتگو پورتال مهندسی ارزش
3-6-3-9- فاز اطلاعات
با توجه به اهمیت جهت¬گیری صحیح اعضای تیم مهندسی ارزش در فاز اطلاعات که اولین فاز در کارگاه مهندسی ارزش می¬باشد، اطلاعات لازم پروژه توسط راهبر پروژه جهت دسترسی اعضای کارگاه مهندسی ارزش ارسال می¬شود و اعضای تیم با مراجعه به قسمت فاز اطلاعات می¬توانند بسته اطلاعاتی را دانلود کرده و آن را به-دقت و به صورت کامل تحلیل کرده و از اطلاعات موجود آگاهی پیدا می¬کنند. همچنین اعضای تیم می¬توانند جهت پیشبرد و تکمیل اطلاعات،¬ داده¬های موردنظر خود را در این قسمت آپلود کرده تا اعضای دیگر تیم با دریافت کردن این اطلاعات و تجزیه وتحلیل، نسبت به تکمیل اطلاعات و افزودن اطلاعات که از اهمیت بالایی در فاز اطلاعات می-باشد، اقدام نمایند. در فاز اطلاعات مبانی مطالعه که در قسمت پیش مطالعه تعیین¬شده باید تدقیق شود و توسط اعضای تیم تصویب گردد بدین منظور جهت تبادل نظر و