سازمان ، به کار می گیرد. این سیستم ها به صورت نرم افزارهای تحت شبکه سازماندهی می شود(همان).
نسل آینده سیستم های مدیریت دانش نیازمند کنجکاوی پیوسته در مورد منطق برنامه ریزی و قابلیت انطباق بسیار بالا ،برای لحاظ نمودن تغییرات پیوسته در مدل ها و ساختار اطلاعاتی سازمان می باشند.طراحان ساختار اطلاعاتی باید اطمینان یابند که این ساختار ها در عین انعطاف پذیری جهت تسهیل در فرایند نوآوری ،اطلاعاتی بهینه و کارامد را ارائه می نمایند. طراحان باید بین ساختار تکنولوژی و ساختار سازمانی ارتباط آزاد و متقابلی ایجاد نمایند تا این که ساختار زیربنایی موجود،فرآیند تکامل مدل سازمان را با مشکل رو به رو نسازد.لذا یک نیاز حیاتی نسبت به اطمینان از انطباق سریع خروجی های عملکرد سازمان با تغییرات پویای محیط سازمان و در عین حال ارتباط نسبتا آزاد با ساختار از پیش تعیین شده تکنولوژی وجود دارد (بودلایی و دیگران ،276:1387).
ایجاد سیستم و منابع اطلاعاتی متعدد در سازمان بدون توجه به محتوای آن مانع دیگری بر سر راه مدیریت دانش است.(شجاعی4:1389)عدم وجود سیستم های یکپارچه می تواند منجر به رفتار انباشت دانش در مدیریت دانش شود.اگر سیستم ها درسازمان یکپارچه نباشند دانش و اطلاعات موجود در این سیستم ها نیز نمی تواند یکپارچه شود.این امر منجر به عدم یکپارچگی دانش بین حوزه ها مختلف کاری سازمان می شود.عدم یکپارچگی به مفهوم این است که دوباره کاری دانش اغلب به این دلیل در سازمان اتفاق می افتد که مشخص نمی شود چه چیزی در سازمان موجود است (دوپلسیس،80:1387).
در سازمان ها افراد همیشه به فناوری های لازم و مورد نیاز که انها را قادر می سازد به تولید ،اشتراک، گردآوری و اشاعه دانش بپردازند،دسترسی ندارند .اگرچه مدیریت دانش به وسیله فناوری هدایت نمی شود ولی برنامه مدیریت دانش هرگز بدون دسترسی افراد به فناوری مناسب نمی تواند به صورت واقعی اجرا و پیاده شود.بنابراین مدیریت برنامه مدیریت دانش باید اطمینان دهد که افراد به فناوری مناسب دسترسی دارند تا بتوانند به مدیریت دانش در سطح مورد نیاز خود بپردازند (همان:81) .
سازمان هایی که فناوری را برای اهداف مدیریت دانش خود مورد استفاده قرار می دهند باید از آموزش کارکنان خود جهت استفاده از سیستم ها از نقطه نظر فنی مطمئن شوند.کاربران باید قادر باشند در کلاس های آموزشی حضور یابند و در این کلاس ها یاد بگیرند که چگونه از فناوری در جهت کسب ارزش های موجود در سیستم های مدیریت دانش استفاده کنند(همان:82) .
مانع دیگر اینست که همه کاربران به یک میزان در استفاده از فناوری برای انجام کارهای خود از جمله مدیریت دانش راحت نیستند. به عنوان مثال افراد مسن تر ویا افرادی از جوامع توسعه نیافته که از مزایای فزاینده رایانه آگاهی ندارند ممکن است که از استفاده از فناوری در محیط کارشان وحشت اشته باشند.آنها ممکن است ندانند که چگونه از فناوری استفاده کنندیا چه ارزشی می تواند با استفاده از فناوری به محیط کارشان اضافه شود.بنابراین اموزش مدیریت دانش اهمیت فوق العاده ای می یابد و باید اطمینان حاصل شود که کارکنان آموزش را به طور عمیق دریافت کرده و آن را درسیستم های فناوری مدار از قبیل اینترانت ها واکسترانت ها به کار می بندند.کاربران باید در استفاده از این فناوری ها احساس راحتی کند تا بتوانند ممحیط کار روزانه خود را با آن غنا ببخشند (همان:85) .
2-1-12-7 ) استراتژی سازمانی :
با توجه به نقش بسیار مهمی که مدیریت دانش می تواند در سازمان ایفا نماید از یک سو و عواقب منفی ناشی از عدم برنامه ریزی و عملکرد صحیح آن درسازمان از سوی دیگر،تدوین سیاست ها و استراتژی های مدیریت دانش در هر مجموعه ای یکی از پیش نیاز ها وزیرساخت ها ی اساسی پیاده سازی نظام آن در سازمان می باشد.به نحوی که صحت انجام این امراز عوامل موفقیت مدیریت دانش و ضعف درآن از عوامل شکست سنگین و اضمحلال این بخش نوپا در سازمان خواهد بود (حبیبی،109:1387) .
مدیریت دانش هرگز نباید به عنوان یک هدف و غایت اجرا شود.برنامه های مدیریت دانش وقتی بیان می شود که سرمایه دانش برای استراتژیهای سازمانی خاص مورد استفاده قرار گیرد.تعداد اندکی از برنامه های مدیریت دانش با استراتژی های خاص سازمانی پیوند دارد (دوپلسیس،59:1387) .
مدیریت کردن دانش تفاوتی با مدیریت کردن جنبه های دیگر سازمان ندارد بنابراین نخست باید بینشی در پیوند با واقعیات و استراتژی های سازمان وجود داشته باشد.دوم اینکه افراد باید با این بینش سازگار باشند و سوم اینکه سازگاری و هماهنگی باید از بالا به پایین مشاهده شود.
این مسئله نیز مهم است که مدیریت دانش مبتنی بر فعالیتها و فرآیندهای سازمان باشد تا اطمینان حاصل شود که دانش،توانایی های سازمانی را بهبود می بخشد.پیوند دادن برنامه مدیریت دانش با فرآیندهای سازمانی این اطمینان را ایجاد خواهد کرد که جهت گیری برنامه ها به سمت کسب بهبود و بهینه سازی های اثربخش بوده و به دنبال آن فرآیندها در جهت استفاده اثربخش تر و کاراتر ازدانش اجرا خواهد شد و بر واقعیات استراتژی سازمانی تاکید خواهد کرد (همان:60) .
فرایند های کاری و استراتژی های سازمانی همیشه در پیوند با یکدیگر هستند و نقطه شروعی منطقی برای استراتژی و برنامه های مدیریت دانش است.بنابراین همواره،استراتژی مدیریت دانش از استرلتژی سازمانی پشتیبانی می کند و نمی تواند در انزوا انجام شود (همان) .
نگرش های کوتاه مدت وجزئی نگری مانع اجرای موفقیت آمیز برنامه های مدیریت دانش می شود.(شریف زاده به نقل از ویگ2000)جوامع علمی و تجاری هر دو بر این باورند که سازمانهای باقدرت دانش می توانند برتری های بلندمدت خود را در عرصه های رقابتی حفظ کنند. منابع نقد و بررسی و چشم اندازهای رقابتی سازمان ها نشان دهنده تأثیرات این دیدگاه در عرصه های استراتژیک سازمان های تجاری است. هم اکنون بیشتر سازمانها استراتژی مدیریت دانش را بعنوان پایه اساسی توان قابل رقابت و الگوی رشد پایدار را نیز بعنوان بخشی از استراتژیهای شغلی بکار می برند. به هر حال، مدیریت دانش بعنوان یک استراتژی شغلی تنها وقتی به نتیجه نهایی خواهد رسید که نیازهای اساسی برآورده شده باشند(کالست،13:1379)
تجربه نشان می دهد که اجزاء منابع انسانی، تکنولوژی اطلاع رسانی و اطلاع رسانی که در فرآیندهای استراتژیک ملحق شده، همه باید بطور فشرده در مدیریت و فرهنگ کاری سازمان ادغام شوند و تنها این ترکیب اجزا مدیریت دانش است که توانایی سازمان را برای بهره برداری از تمامی امکانات اطلاع رسانی و دانش سازمانی موجب می شود. مدیریت دانش بعنوان یک استراتژی کاری و شغلی بطور همزمان بر روی مرزهای چندگانه عمل می کند و نیز ابزاری جهت پیشرفت کلی برنامه یک سازمان محسوب می گردد و از داخل سازمان قدرت ایجاد می کند تا چالشهای خارجی را برطرف نماید و این امر با بهره برداری از منابع دانش موجود در کارمندان، منابع اطلاع رسانی، تکنولوژی اطلاع رسانی و کاربردهای آن و همچنین ارتباط آنها با خریداران و دست اندرکاران بازار انجام خواهد شد(همان).
2-1-13 ) عوامل بنیادی موفقیت در مدیریت دانش:
عوامل بنیادی در مدیریت دانش حیطه ای وسیع را در بر می گیرد که در چهار طبقه قرار می گیرند یعنی منابع انسانی ، فرایندها، فناوری و تعهدات استراتژیک. تمامی چهار عامل، عواملی هستند که سازمان های یادگیرنده را ایجاد می کنند و نتایج تجاری آن مدیریت دانش را به همراه خواهد داشت. سازمانهایی که به طور متداول مدیریت دانش را درنظر دارند، به این نتیجه رسیده اند که به کار گرفتن فــــرایندها و فناوری اطلاعات در سازمان آسان تر از حفظ تعهد استراتژیک و اجزای آن است که این امـر مـــی تواند چالشهای بزرگتری را شکل دهد (صیف و دیگران ،5:1383 ) .
– فناوری اطلاعات :
یکی از توانمند سازهای اصلی مدیریت دانش ،فناوری اطلاعات است.فناوری اطلاعات نه تنها برای ارتباطات و تسهیم دانش است بلکه وسیله ای برای جمع اوری،ذخیره و بازیابی دانش است و به عنوان یاری دهنده اصلی مدیریت دانش سازمان پذیرفته شده است (حسنقلی پورو دیگران،71:1388) .
مفهوم مدیریت دانش بدون فناوری های مبتنی بر دانش از توانمندی های بسیار محدودی برخوردار خواهد بود . بیشترین ارزش فناوری در مدیریت دانش، افزایش قابلیت دسترسی به دانش و تسریع انتقال آن است. فناوری اطلاعات، امکان بیرون کشیدن دانش را از ذهن صاحب دانش فراهم می آورد . سپس با فناوری می توان آن دانش را در قالب هایی منظم گنجاند و به دیگر اعضاء داخلی و شرکای تجاری سازمان در جهان منتقل کرد . فناوری، به رمزگذاری دانش و نیز گاهی خلق آن کمک می کند(افرازه،5:1383) .
فناوری مدیریت دانــش، راه حلهایی را به صورت عملیاتی فــــراهم می سازد تا مشارکت و همکاری اجزای سازمان را در مدیریت دانش ایجاد کند. ابزارهای مدیریت دانش می توانند منابع قدرتمنـــدی را فراهــم کنند که کارکنان و مصرف کنندگان و مشارکت کنندگان بتوانند به تبادل اطلاعات بپردازند و دانایی تقسیم شده افراد سازمان را هدایت کند تا سازمان بتواند از این راه بهتر تصمیم بگیرد (صیف و دیگران ،5:1383 ) .
– فرایندها:
فرایند های مدیریت دانش ،فرایندهایی هستند که با دانش درون سازمان انجام می گیرند(حسنقلی پورو دیگران،71:1388) .شامل فرایندهای استاندارد شده ای برای تقسیم دانش، مدیریت محتوا و افراد در اقدامات ارتباطی، اجرای پروژه ها براساس دانایی و دانایی محوری، روش شناسی و استانداردها جهت جمع آوری اطلاعات در مطالعات موردی و غیره می شود. این امر بسیار اساسی است که فرایندها به سادگی و روشنی ممکن است به وسیله کارکنان در سازمان جریان یابد (صیف و دیگران ،5:1383 ) .در پیاده سازی مدیریت دانش،فرایندها 25٪زمان و بودجه را ازآن خود می کنند(حسنقلی پورو دیگران،71:1388) .
عوامل فرآیندی زیر ساخت مدیریت دانش در سازمان ها شامل طیف گسترده ای است که ایجاد آن ها توجه خاص مدیران سازمان را می طلبد. دانش مداری مدیریت در سازمان اولین مورد قابل توجه برای ایجاد انسجام و هماهنگی دانش سازمانی نوع مدیریت می باشد.به عبارت دیگر نحوه مدیریت سازمان دانش مداری ویژگی خاصی را می طلبد براساس شرایطی که در قسمت پیش به آ ن ها پرداخته شد دو نوع مدیریت را می توان شناسایی کرد:
الف)”مدیریت سلسله مراتبی” که مدیران میانه به عنوان مترجمان دانش نهان رده های بالاتر و پایین تر خود به دانش عیان عمل می کنند.
در این نوع مدیریت همیشه بین مدیران عالی رتبه سازمان و کارکنان اجرایی فاصله وجود دارد و ارتباط بین آن ها تنها سلسله مراتبی است.امروزه فناوری های نوین اطلاعات و ارتباطات زمینه هموار سازی هرم سلسله مراتبی را فراهم کرده اند و اعضای سازمان می توانند با رده های بالاتر و پایین تر خود ارتباط داشته باشند و به تبادل اطلاعات بپردازند.
ب)”مدیریت فرامتنی” که ترکیبی از مدیریت سلسله مراتبی و گروه های خود سازمان یافته است . این نوع مدیرت بر تنوع درخواست متمرکز است.گاهی سلسله مراتب مدیریتی رعایت می شود و گاه نیازی به طی سلسله مراتب مدیریتی نیست. مدیریت فرامتنی نیز به مدد پیشرفت های فناوری حاصل شده است.
فرآیندهای ایجاد دانش سازمانی از طریق سه عامل محقق می شود:
1)چالش خلاق:ایجاد انگیزه در کارکنان برای کسب دانش
2)وجود امکانات:فراهم کردن امکانات برای افزایش دانش کارمندان
3) سازمان دهی کردن ، بهینه سازی و پردازش اطلاعات کارمندان(حسن زاده،49:1386) .
– منابع انسانی :
اهمیت منابع انسانی در مدیریت دانش بسیار بالاست.افراد تنها منابع خلق دانش هستند.افراد عامل مهمی برای جنبه های اجتماعی فرهنگی سازمان هستند،افراد سازمان را می سازند و برای موفقیت آن مهم هستند.اهمیت ونقش منابع انسانی در مدیریت دانش توسط محققین بسیاری مورد بررسی قرار گرفته است، در حقیقت مدیریت دانش مدیریت افراد است و بالعکس(حسنقلی پورو دیگران،71:1388) .
بزرگترین چالش در مدیریت دانش اطمینان از مشارکت کارکنان و استفاده از دانایی در کسب نتایج تجاری است. در بسیاری از سازمانها، تغییر در روشهای سنتی فرهنگ سازمانی از رویکرد ذخیره و اندوختن دانایی به رویکرد مشارکت دانایی محور وایجاد جو اعتماد در سازمان از مهمترین فعالیتهای مدیریت دانایی است. عنصر کلیدی موفقیت در مدیریت دانش فراهم ساختن قابلیت تشخیـــص اعتبار برای نیروی انسانی در حوزه های مورد نظر تخصصی شان است که مدیران دانش محور نباید آن را از نظر دور دارند(صیف و دیگران ،5:1383 ) .
سرمایه انسانی در دانش و تجربه کاری افراد و قابلیت های آن ها متجلی است و به دلیل قابل مشاهده نبودن،سرمایه ی نایاب،تخصصی و نامشهود محسوب می شود و قابل تکثیر نیست در حقیقت نظریه پردازان دانش مدار دانش شخصی را نخستین منبع تولید دانش سازمانی می شناسند.با توجه به اهمیت سرمایه انسانی در نظریه دانش مدار ، این مساله مطرح است که چگونه منابع انسانی سازمان مدیریت گردد و چه زمانی بایستی بدنبال افراد خارج از سازمان بود؟ (حسن زاده، 44:1386)
استخدام کارکنان برای سازمان منافعی مانند ثبات بالا ،پیش بینی پذیری گنجینه دانشی سازمان،هماهنگی و کنترل بهینه،جامعه پذیری بیشتر و هزینه کمتر و نظایر آن را دارد. اما استخدام افراد دارای مشکلاتی است که برای غلبه بر ای مشکلات می توان از راهبردهای زیر بهره گرفت:
1- راهبرد بازنشستگی:فراهم آوردن محیط کاری لذت بخش ،قراردادهای شغلی جذاب